યૂં કિ સોચનેવાલી બાત : મિટીંગ નીરસ ન બનવા દેવી હોય તો….

આરતી નાયર

મોટા ભાગના કાર્યાલયોમાં નિયમિત સભાઓ (meetings) ભરાતી જ હોય છે. અને ઘણી વાર તે સાવ નીરસ પણ બની જતી હોય છે. શું સભાનો મુખ્ય હેતુ તો ચર્ચા-વિચારણા, સંવાદ અને બહુલતા સાધવાનો નથી? તેમ છતાં શું કામ તે આટલી કંટાળાજનક બની જાય છે? મારા મતે તેના કારણો નીચે મુજબ હોઇ શકે:

• મોટા ભાગની સભાઓની શરૂઆતમાં સભાનો હેતુ શું છે, પાછલી વખતે શું ચર્ચાયું હતું અથવા કોઇ કશો અભ્યાસ કરીને આવ્યું છે કે કેમ તેવી જરૂરી માહિતી આપવામાં આવતી નથી.
• વક્તા બોલવાનું શરૂ કરે, પછી વાત ક્યાં જઈ રહી છે તેનો પોતાને જ ખ્યાલ નથી રહેતો. વળી ચર્ચાને પાછી મૂળ મુદ્દા પર લાવવા માટે કોઇ મધ્યસ્થ તરીકે પણ નથી હોતું. સમયના બગાડની કોઇને કશી પરવા હોતી નથી. કર્મચારી કોઇ આગોતરી તૈયારી કે નોંધ લખીને પણ નથી આવતા.
• ઘણી વાર સભાઓ એકબીજાની ખુશામત કરવાનું કે અન્યોની ઇર્ષ્યા કરવાનું માધ્યમ માત્ર બની રહે છે. વળી તેમાં પુરુષો કાં તો સાવ બહુમતીમાં હોય, કાં તો સાવ ન બરાબર હોય. સ્ત્રી-પુરુષોનું સપ્રમાણ અહીં જળવાતું હોતું નથી.
• લોકોને લાગે છે કે પાંચમી વિભક્તિમાં વાત કરવાથી વાતનું વજન વધારે પડશે. જોકે આ રીતના વાક્યો સાંભળવામાં ખૂબ ત્રાસદાયક લાગતા હોય છે.
• શ્રોતાની સામેલગીરી વગરનું ભાષણ એકતરફી બની જતું હોય છે, પણ વક્તાને તેની કોઇ દરકાર હોતી નથી. તેમને એમ હોય છે કે પોતે કંઇ પણ બોલ્યા કરશે તો ફરજના ભાગરૂપે દરેક જણ ધ્યાનથી સાંભળશે.
• જેમનું અંગ્રેજી બહુ સારું નથી હોતું, એ સૌથી ઓછું બોલતા હોય છે.
• વળી કેટલાકને દરેક વાતે પોતાની હાજરી પૂરાવવાની ચિંતા હોય છે. તે કોઇ પણ કારણ વગર સતત બોલ્યા જ કરશે.
• પાછું જો કોઇ વ્યક્તિ બીજાથી ઊંચા પદ પર હશે, તો પોતાને કોઇ સવાલ પૂછાય એ તેને નહિ ગમે– પછી ભલેને તે સંસ્થાને લાભદાયી પણ કેમ ન હોય!
• પોતાનાથી નીચા પદવાળા સભ્યની વાત તે સાંભળશે ખરો, પણ પછી તેની સાથે પોતાનું નામ જોડી દઈને પોતે જ બધો શ્રેય લઈ જશે. આનું પરિણામ એ આવતું હોય છે કે છેવટે હોશિયાર સભ્યો પણ પોતાના વિચારો બધાની સામે મૂકવાનું બંધ કરી દેશે.

”હૂં અને ફક્ત હું જ!” પ્રકારના અભિમાની લોકોને લીધે ચર્ચા ત્રાસદાયક બની જતી હોય છે. જો સભાનું સ્તર વધારવું હોય, તો તે આ રીતે વધારી શકાય:

• સમયનું ચુસ્ત પાલન કરવું. માણસ ૪૫ મિનિટથી વધુ સમય એકધાર્યું કામ કરવા સક્ષમ નથી. કાં તો વચ્ચે વિરામ લેવો, કાં તો સભા સમયસર પૂરી કરી દેવી.
• વિચારો અને તેના જનક કર્મચારીઓની કદર કરવી. એમાં કંઇ વધુ સમય નહિ જાય, પણ એમનો ઉત્સાહ જરૂર વધશે અને તે મહેનતથી કામ કરવા પ્રેરાશે.
• સભામાં સાથે નાસ્તો રાખવો. ચા-બિસ્કિટ કે બીજું કશુંક– જે લોકોને ગમતું હોય. આ તેમની કાર્યક્ષમતા ટકાવી રાખશે.
• દરેક વખતે કંઇક નવું કરવા પ્રયત્ન કરવો. લોકો કંટાળી જતા હોય તો તેમનો ઉત્સાહ વધારવા પ્રયત્ન કરવો.
• લોકોને પોતાના વિચારો રજૂ કરવા પ્રોત્સાહન આપવું. તેમને પૂરતું પ્રાધાન્ય આપીને પછી નક્કી કરવું કે શેના પર ચર્ચા કરવાની જરૂર છે.
• સભાને કોઇ કર્મચારીની જાહેર ટીકા કે વખાણ કરવાનું માધ્યમ ન બનવા દેશો. સભા તેના માટે નથી હોતી.
• જરૂર હોય ત્યારે જ સભા બોલાવવી અને તેમાં સૌની સમય-અનુકૂળતાનું ધ્યાન રાખવું.

જો તમે કાર્યક્ષમતામાં પરિવર્તન જોવા ઇચ્છતા હો, તો તેમાં આ સૂચનો મદદરૂપ થઇ શકશે. બાકી લોકો પાસે માઇકનો અવાજ સાંભળ્યા કર્યા વગર બીજો કોઇ વિકલ્પ તો છે નહિ!

સુશ્રી આરતી નાયરનો સંપર્ક rtnair91@gmail.com વીજાણુ સરનામે થઈ શકશે.