આમનેસામને ‘મુલાકાતો’ સમયે ધ્યાનમાં રાખવા લાયક ૬ બાબતો

તન્મય વોરા

મારી નાની દીકરીના કિસ્સામાં વર્તનને કે ટેવોને લગતા મહત્વના જે કંઈ ફેરફારો થયા છે તેનો શ્રેય એકબીજાં સાથે માહિતી આદાનપ્રદાન કરવા કે તેને કોઈ બાબતે સામેલ કરવા કે પ્રેરણાદાયક કથાઓ કહેવા જે કંઈ આમનેસામને બેઠકો અમે કરી છે તેને હું આપીશ.આજની દોડાદોડની દુનિયામાં આમને સામને થતા સંવાદો અર્થસભરતાની મીઠી વીરડી સમાન છે, જ્યાં થતા ફેરફારો સકારાત્મક અને પરિવર્તનોને લાંબા ગાળા સુધી ટકાવી રાખવા નીવડે છે.

આ વાત દેખાય બહુ સામાન્ય છે, પણ સંસ્થાઓ માટે અકારણ થતી ભાગાભાગી વધારે વિષજન્ય નીવડી શકે છે, જેને પરિણામે સંસ્થાનાં અગ્રણીઓ તેમનાં લોકોથી વધારે વિમુખ થતાં જાય છે. તેમાં વળી આજના સમયમાં વૈશ્વિક સ્તરે ભૌતિક સંપર્કથી વિમુખ એવી વહેંચાયેલી ટીમોની સ્વાભાવિક માળખાકીય જટિલતાને કારણે પ્રશ્ન વધારે ગુંચવાય છે. લોકો વધારેને વધારે નંખાઈ ગયેલા, એકલાં પડી ગયેલાં કે છૂટાં પડી ગયેલાં અનુભવે છે. એમની પાસે બદલતી જતી પ્રાથમિકતાઓ અને કામ માટેના પ્રસ્તાવોને યાંત્રિકપણે પ્રતિભાવ આપતાં થઈ રહે છે, પરિણામે લોકોના અગ્રણી સાથેના (કે પછી સંસ્થા સાથેના પણ) સંબંધો કામકાજ પૂરતા મર્યાદીત બની રહે છે. ધીમે ધીમે કર્મચારીઓ સક્રિયપણે અલગ થવા લાગે છે અને સર્જનાત્મકતા ખોટકાવા લાગે છે. (આ વાત ગ્રાહકો સાથે આમનેસામને મુલાકાતો માટે પણ એટલી જ પ્રસ્તુત છે.) આમનેસામને મુલાકાતો ટેક્નોલોજીની મદદથી પણ કરી શકાય. જો કે તે કારણે પાયાના કોઈ નિયમોમાં કંઈ ફરક નથી પડતો.

જો તમે કોઈ નવાં પરિવર્તન માટે તમારાં લોકોમાં સકારાત્મક પ્રભાવ પાડવા માટે વિચારતાં હો તો અહીં રજે કરેલ કેટલાક સૂચનો તમારી ટીમ સાથેની આમનેસામને મુલાકાતો માટે સમય અને ગુણવત્તા એમ બને સ્તરે સુધારવામાં મદદરૂપ બની શકશે:

આમનેસામને ‘મુલાકાતો’નું સમયપત્રક ગોઠવો.

તમારી કામ કરવાની યાદી જો તેમારો બધો સમય ખાઈ જતી હોય, કે તેનાથી પણ વધારે ખરાબ સ્થિતિ એ હોય કે તમારો બધો સમય બહારની માગ પૂરી કરવામાં જ ખપી જતો હોય, તો તમે તમારાં સભ્યો સાથે ક્યારે પણ ગુણવત્તાસભર સમય ફાળવી જ નહીં શકો. મારા એક માર્ગદર્શક દિવસનો પોણો ભાગ આયોજિત કામો માટે અને ચોથો ભાગ આમનેસામને સંવાદો અને આકસ્મિક ઘટનાઓ માટે ફાળવતા. તેમના સમયના આ ચોથા ભાગને તેઓ સફળતાનું મહત્ત્વનું પરિબળ ગણતા – અને એમ હતું પણ. તમે તમારા કામના સમયના દિવસ / અઠવાડીયાંઓમાં આમનેસામને મુલાકાતો માટે સમય નહી ફાળવો, તો એ કદિ શક્ય પણ નહીં બને.

આયોજિત કરો:

સકારાત્મક પરિણામો મેળવવા માટે ‘આમનેસામને’મુલાકાતો આયોજિત કરવી જોઈએ. આ મુલાકાતો વ્યક્તિગત સ્તરે કે સમુદાયમાં કરી શકાય. આ પ્રકારની મુલાકાતો ખુલ્લા મંચ પર કરી શકાય કે પછી બંધ ઓરડામાં કરી શકાય. આવી મુલાકાતો કોઈ જ તૈયારી કર્યા સિવાય કે પૂરાં આયોજનથી કરી શકાય. તે જીવંત કે ઓનલાઈન પણ થઈ શકે.

આમનેસામને’ મુલાકાતોના આશય બાબતે સ્પષ્ટ રહેવું જોઈએ:

જો આ સંવાદોના આશય સ્પષ્ટ ન હોય તો સંવાદો આડે રવાડે ચડી જઈ શકે છે. આ પ્રકારની મુલાકાતો સામેવાળાને પ્રેરણા પૂરી પાડવા માટે કે કંઈ મહત્ત્વના સંદેશા જણાવવા માટે હોઈ શકે છે. તેમનો આશય અગત્યની માહિતી એકઠી કરવા માટેનો કે નિર્ણયો કરવા માટેનો પણ હોઈ શકે છે. તે આપસી સહમતિ ઊભી કરવા માટે કે લોકોને અવગત કરવા માટે કે પછી માત્ર પ્રગતિનો અહેવાલ મેળવવા માટે હોઈ શકે છે. જ્યારે ચોક્કસ આશય સાથે આ મુલાકાતો કરવામાં આવે છે ત્યારે તે ચોક્કસ વિષય પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરી આપી શકે છે.

વાતાવરણ સંવાદ પ્રેરક બનાવો :

સામેવાળાને પોતાના વિચારો રજૂ કરી શકાય અને તે વિચારોને ખુલ્લા મનથી સાંભળવામાં આવે એ પરિસ્થિતિ વ્યક્તિનાં આત્મસન્માનને સંવારવામાં અને તે રીતે વિચાર પ્રક્રિયામાં મનથી સામેલ થવામાં મદદરૂપ બને છે. આમનેસામને વિચારોનાં આદાનપ્રદાન કરતી વખતે ખુલ્લા સવાલ પૂછવા જોઈએ જેથી તેઓ પોતાના ‘વિચાર’ અને ‘લાગણી’ને વ્યક્ત કરી શકે.

ધ્યાન બીજે ભટકવા ન દો :

બીજાં સાથે વાતચીત કરતી વખતે લોકો જ્યારે સતત તેમના સેલ ફોનમાં કે ચૅટમાં વ્યસ્ત રહ્યા કરે ત્યારે બહુ ગુસ્સો ચડે છે. તેને કારણે બીજાં બધાંનું ધ્યાન પણ બીજે જતું રહેતું હોય છે.

તમારી ભાષા પર ધ્યાન રાખો :

ભૂતકાળની પોતાની સફળતાઓની વાત કરવાનું આસાન છે. લોકો પર આદેશ કરતાં રહેવું એ પણ બહુ સહેલું છે. કોઈ વિષય સાથે સંકળાયેલ અન્ય બાબતોની જાણકારી આપવી એ સારી વાત છે – મોટા ભાગનાં લોકો આ બાબતે નિષ્ણાત હોય છે ! J. પરંતુ આમને સામને મુલાકાત દરમ્યાન તમારી ભાષા પર અને તેની સામેની વ્યક્તિ પર પડનારી અસર વિષે ખાસ ધ્યાન રાખવું જોઈએ. બીજાં વિષે ધારણા બાધી લેવામાં કે ચાલી રહેલી વાતચીતમાંથી તારણ બાંધી લેવામાં ઉતાવળ ન કરવી જોઈએ.વાતચીત દરમ્યાન આદાનપ્રદાન થતી માહિતી પર જ ધ્યાન આપવાને બદલે અનુભવોની અનુભૂતિને સમજવામાં વધારે ધ્યાન આપવું જોઈએ.

મારા ધ્યાનમાં છે તેવા બધા સફળ નેતાઓ તેમના લોકો સાથે ગુણવત્તાસભર સમય વ્યતિત (કે નિવેશ [!]) કરવાનું મહત્વ જાણે છે. પરિણામે તેઓ બહુ અસરકારક પરિણામો સિધ્ધ કરતા રહેતા અગ્રણી તો બન્યા જ, પણ તેમના લોકો સાથેના વ્યવહાર માટે અને લોકોના વિકાસમાં તેમનાં યોગદાન માટે તેઓ સપ્રેમ યાદ પણ કરાતાં રહે છે.


આ શ્રેણીના લેખક શ્રી તન્મય વોરાનાં સંપર્ક સૂત્રઃ

· નેટ જગત પર સરનામું : QAspire.com

· ઈ-પત્રવ્યવહારનું સરનામું:tanmay.vora@gmail.com

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Leave a Reply

You have to agree to the comment policy.